Você já parou para pensar por que, mesmo com tantos avanços, as planilhas ainda reinam em empresas gigantes? De multinacionais a grandes indústrias, essa prática permanece muito presente na realidade brasileira. Dá para imaginar um cenário onde, mesmo com toda a tecnologia disponível, 48% das empresas brasileiras ainda dependem de planilhas para gerir dados? E o que impressiona mais: 20% dessas empresas têm mais de mil funcionários. Segundo pesquisa recente, essa realidade impacta especialmente setores como Recursos Humanos, onde tarefas como folha de pagamento, avaliação de performance e montagem de organogramas acabam ficando reféns do Excel.
Parece um paradoxo. Em pleno 2024, tantas opções mais modernas e... as planilhas ainda dão as cartas. Por quê?
Por trás da preferência pelas planilhas
Antes de julgar, vale conferir o cenário por trás dessas escolhas. É fácil pensar que tudo se resume a falta de atualização, mas existe um conjunto de fatores que influenciam essa escolha. As empresas até escutam sobre ferramentas avançadas e sistemas integrados, mas a migração não acontece na velocidade esperada.
Tirar o RH da rotina manual abre espaço para agir de forma mais estratégica.
Segundo o levantamento que citamos, feito com 376 líderes de RH, a maior parte dos entrevistados está distribuída entre gerentes, diretores e supervisores. O que eles relatam vai além da zona de conforto: envolve questões de cultura, custo e até a percepção errada sobre tecnologia e seu potencial transformador.
Os 4 principais motivos para a baixa digitalização
Vamos olhar para cada um desses pontos com mais detalhes. O objetivo aqui é provocar uma reflexão, por que será que as planilhas ainda “resistem”?
- Resistência culturalIsso aparece de várias formas: há gestores que veem no uso de planilhas uma tradição, um método testado e consolidado. Há quem diga: “Sempre funcionou assim”. Talvez por hábito ou pelo receio de mudanças bruscas, a cultura pesa mais do que muita gente imagina.
- Sensação de controle e flexibilidadePlanilhas oferecem um tipo de “controle manual” que agrada a muitos líderes, principalmente os que começaram a carreira numa era menos digital. No Excel, por exemplo, parece fácil ajustar campos, incluir fórmulas novas ou importar dados rapidamente. Esse sentimento de flexibilidade deixa gestores mais confortáveis, mesmo quando há alternativas mais modernas.
- Baixa percepção sobre os impactos negativosNem sempre se enxerga o tamanho do risco. Relatórios recentes mostram que erros humanos em planilhas levam a desperdícios de até US$ 6,1 bilhões por ano no Brasil! Isso ocorre principalmente em processos críticos, como folha, performance, recrutamento. São números assustadores, que nem sempre aparecem na rotina do gestor, mas afetam o resultado final e a segurança da informação.
- Resistência à adoção de soluções digitaisOutro destaque preocupante: 30% das empresas afirmam não ver necessidade em softwares especializados para o RH. Isso reforça o ciclo em que a equipe gasta tempo com tarefas operacionais, em vez de atuar estrategicamente. No levantamento citado, a visão majoritária entre os líderes é de que a tecnologia, apesar de útil, ainda encontra resistência interna, seja por receio de custos ou por falta de conhecimento sobre como ela poderia transformar o cotidiano.
Como a dependência de planilhas afeta a rotina das equipes
Pensando no cotidiano do RH, é fácil ver como as planilhas acabam limitando o potencial do time. Imagine uma equipe de recursos humanos gerindo organogramas, performance, folha de pagamento e recrutamento pelo Excel. Parece prático à primeira vista, mas os riscos da informação desencontrada, versões duplicadas e erros em cálculos batem à porta constantemente.
Retrabalho, retrabalho, retrabalho. Quem nunca?
Líderes entrevistados, incluindo gerentes e diretores, relatam que a grande barreira está na sobrecarga operacional, que deixa pouco tempo para desenvolvimento de pessoas, atuação analítica ou decisões mais orientadas por dados.
O tempo consumido com tarefas manuais poderia ser investido no crescimento e no cuidado com as pessoas.
O impacto estratégico, segundo Frederico Spagnol
Frederico Spagnol, profissional referência na área, resume bem uma dor recorrente:
Sem tecnologia, o RH perde a chance de atuar estrategicamente, vira apenas operacional.
Ele destaca que a dependência de métodos manuais “amarra” o setor, gerando desgaste, lentidão e mais espaço para falhas. Com o tempo, isso transforma o RH em um mero executor de tarefas, tirando dele a chance de humanizar processos, pensar estratégias para retenção de talentos e atuar junto à liderança na construção de uma cultura sólida.
Na visão de Spagnol, a tecnologia não separa o RH do aspecto humano, na verdade, libera tempo para que a equipe possa cuidar mais das pessoas. Assim, o fator humano ganha força, em vez de ser deixado de lado.
O paradoxo humano e digital
Aqui aparece um dilema curioso. Muitas vezes, a justificativa para não se digitalizar é “mas RH é feito de pessoas, não de máquinas”. Faz sentido, mas é fácil cair no engano.
A automação de processos libera o profissional para pensar em estratégias, cuidar de casos especiais e desenvolver programas de engajamento. O lado humano não se perde, ele cresce. O segredo está em capacitar o time para o uso inteligente da tecnologia. Motim Educação, por exemplo, aposta em treinamentos corporativos personalizados que mesclam cases reais, promovendo pensamento crítico e autonomia tecnológica.
Capacitação: a ponte entre dados, RH e performance
O cenário de resistência pode ser mudado. Capacitar profissionais em tecnologia e análise de dados é um passo forte para reduzir erros manuais no Excel, otimizar relatórios no Power BI e inovar na apresentação de resultados. Ferramentas como Excel, VBA, Power BI e Python não são apenas “moda”, mas sim instrumentos para transformar dados em valor real, como já discutido no nosso blog sobre Excel. Afinal, não basta ter dados; é preciso transformá-los em decisões melhores.
O paradoxo, então, não é tão paradoxo assim. É só uma transição, sair do manual para o estratégico, sem perder o cuidado com as pessoas. Para apoiar essa caminhada, o debate sobre adaptação à transformação digital é mais atual do que nunca.
Transformar essa mentalidade vai além de investir em sistemas. É investir na formação contínua dos colaboradores. Com treinamentos práticos e adaptados à realidade do time, é possível ganhar confiança para migrar das planilhas para a análise avançada, abrindo espaço para novas soluções e maiores resultados.
Conclusão
No fim das contas, usar planilhas ainda faz parte da vida de grandes empresas, seja por tradição, controle ou falta de visão sobre os riscos que isso pode trazer. Mas esse cenário precisa mudar. Os números não mentem: prejuízos, retrabalho e perda de tempo tiram do RH o foco no que realmente importa, desenvolver pessoas e potencializar resultados.
A transformação acontece quando há diálogo interno, abertura para aprender novas formas de trabalhar e apoio na capacitação com projetos como a Motim Educação, que aborda a tecnologia de forma prática e aplicável ao dia a dia. Se a sua empresa ainda se sente presa às planilhas, talvez esse seja o sinal de que vale conhecer nossos treinamentos personalizados. Acesse nossos conteúdos e desafie a forma tradicional de aprender e trabalhar, o próximo nível está bem próximo. Fale com a Motim Educação e descubra novas possibilidades.
Perguntas frequentes
O que são planilhas empresariais?
Planilhas empresariais são arquivos digitais, geralmente criados no Excel ou similares, usados para organizar, calcular e analisar informações, como dados financeiros, de pessoal ou de vendas. Servem para facilitar o controle de processos do dia a dia, mas exigem atenção para evitar erros e retrabalho.
Por que grandes empresas usam planilhas?
Muitas grandes empresas mantêm o uso de planilhas porque oferecem uma sensação de controle, são fáceis de personalizar e muitos colaboradores já estão acostumados com elas. Além disso, mudar processos antigos pode causar dúvidas e inseguranças, como mostra a pesquisa com líderes de RH citada no artigo.
Quais os riscos de usar só planilhas?
A dependência exclusiva de planilhas aumenta o risco de erros, perdas de dados, retrabalho e até prejuízos financeiros, especialmente em processos críticos, como folha de pagamento. Falhas humanas não são raras e podem causar desde pequenas confusões até grandes problemas legais ou de imagem.
Como digitalizar processos nas empresas?
Digitalizar envolve revisar fluxos internos, identificar atividades repetitivas ou de alto risco e buscar soluções digitais, como sistemas de gestão integrados ou ferramentas de análise de dados. Além disso, é fundamental treinar a equipe para usar esses recursos de forma autônoma e estratégica, como defendemos nos treinamentos da Motim Educação.
Vale a pena investir em automação?
Sim, investir em automação libera tempo, reduz falhas e permite ao time se dedicar a tarefas mais estratégicas e humanas. O investimento retorna em melhor gestão, decisões com base em dados confiáveis e até mais satisfação dos colaboradores, já que o foco muda para atividades mais relevantes e menos operacionais.
