Quando pensamos em ferramentas para análise, controle e tomada de decisão no mundo corporativo, pensamos logo nas planilhas eletrônicas. Seja qual for o porte da empresa, Excel e Google Sheets estão presentes em processos de RH, financeiro, logística, vendas, marketing e muitos outros. Por conta dessa presença, entender o potencial das funções dessas planilhas é como ter um mapa para navegar com mais segurança nos desafios do dia a dia empresarial.
Na Motim Educação, temos observado como profissionais e empresas, ao dominarem essas funções, conseguem destravar gargalos, poupar horas e alcançar resultados consistentes. Neste conteúdo reunimos aquilo que de fato faz diferença no cotidiano: as fórmulas e funções mais aplicadas no ambiente de negócios, com explicações didáticas, exemplos do mundo real e dicas valiosas vindas de quem treina milhares de pessoas todos os anos nessas habilidades.
Prepare-se para uma leitura prática, esclarecedora e que pode impulsionar seu trabalho, seja você da área de Recursos Humanos cruzando dados de desempenho, do setor financeiro fechando balancetes, de vendas controlando metas ou de T&D elaborando relatórios.
Por que aprender as funções mais usadas no Excel e Google Sheets?
Durante os treinamentos que promovemos, sempre surge aquela dúvida: por onde começar para transformar planilhas comuns em verdadeiras aliadas do negócio? A resposta está em dominar as funções certas. Elas tornam tarefas aparentemente complicadas algo simples, rápido e até mesmo automatizável. Ficou para trás o tempo de calcular tudo manualmente.
"Quem domina as funções-chave de planilhas ganha tempo para pensar e inovar."
Estudos sobre funções matemáticas em planilhas, da Universidade Federal de Pelotas, mostram como automações básicas reduzem erros em cálculos e ajudam diferentes áreas a terem dados confiáveis em mãos.
- Reduz o retrabalho provocado por erros manuais
- Garante agilidade em análises e fechamentos
- Ajuda gestores e equipes a obterem insights a partir de grandes volumes de dados
- Possibilita conectividade com outras soluções digitais, integrando operações
Ou seja, tratar Excel e Google Sheets como simples tabelas é desperdiçar potencial. O segredo está no poder das fórmulas.
Como estruturamos a seleção das funções?
Para compor a lista das 15 funções mais utilizadas em ambientes corporativos, mergulhamos em nossa experiência de consultoria e treinamento na Motim Educação, analisamos demandas recorrentes dos diferentes setores, escutamos os alunos e checamos tendências na literatura técnica e em publicações de universidades.
- Cobrimos funções clássicas, presentes há décadas
- Incluímos fórmulas adaptadas à era dos dashboards e automação
- Damos enfoque em aplicações de negócios: RH, financeiro, vendas, planejamento e dados
- Criamos exemplos que conversam com situações reais do universo empresarial
Agora, vamos à prática.
Entendendo como escolher entre Excel e Google Sheets para o seu negócio
A todo momento surgem dúvidas sobre qual ambiente usar. Há diferenças importantes?
Sim, existem algumas distinções em função de recursos, integração, segurança, custos e padrões corporativos. Nossa experiência aponta que a escolha ideal envolve fatores como:
- Trabalho colaborativo: Google Sheets se destaca quando equipes precisam editar simultaneamente.
- Funcionalidades avançadas e macros: Excel oferece mais opções com VBA, ideal para cenários de automatização mais complexos.
- Compatibilidade: Se várias áreas já usam Excel e fazem uso de funcionalidades exclusivas, a transição pode exigir adaptações.
- Custo e acesso: Google Sheets pode ser mais acessível para pequenas equipes ou quem quer evitar gastos com licença, desde que a empresa aceite soluções em nuvem.
Vale destacar que, muitas vezes, o cenário mais eficiente é integrar as duas ferramentas de acordo com o objetivo de cada processo, usando as funções que cada uma oferece e trocando dados quando necessário.
As funções automáticas presentes em ambas permitem o mesmo impacto: transformar dados crus em informação estratégica com poucos cliques.
As 15 funções mais usadas em planilhas para negócios
1. SOMA (SUM): fundamental no controle financeiro
Não importa se a empresa é grande ou pequena. A função de soma é, invariavelmente, a mais acionada quando o assunto é totalizar receitas, despesas ou quantidades.
Com a função SOMA é possível somar rapidamente uma coluna ou intervalo de dados, permitindo controlar saldos, calcular custos e projetar vendas futuras.
Exemplo prático: Você tem uma tabela com todos os valores de vendas do mês, de A2 até A31. Quer saber o total vendido no mês?
= SOMA(A2:A31)
Simples assim. Evita erros de digitação e é facilmente reutilizável. O mesmo raciocínio vale para SUM em inglês. E claro: serve também para Google Sheets, exatamente igual.
2. MÉDIA (AVERAGE): acompanhando performance e metas
Calcular a média ajuda muito na análise de desempenho. Seja de vendedores, clientes, ou produtos, essa função é aplicada para entender comportamentos e tendências.
Exemplo: Analisar o ticket médio das vendas do trimestre.
= MÉDIA(B2:B92)
Assim, se você tem uma base de pedidos realizada por 15 vendedores, consegue rapidamente saber se o resultado do grupo está dentro do esperado.
A função MÉDIA pode ser combinada a filtros para que cada departamento avalie o desempenho individual e coletivo de suas metas.
3. SE (IF): a lógica por trás das decisões automáticas
A função SE permite criar condições baseadas em critérios lógicos: se algo é verdadeiro, retorna um resultado; se não, outro.
Na prática, usamos para automatizar avisos, calcular bônus, aprovar ou recusar orçamentos, entre muitos outros exemplos. Veja como funciona:
=SE(C2>10000;"Meta atingida";"Meta não atingida")
Ao aplicar esta fórmula para cada vendedor, gestores visualizam instantaneamente quem bateu o objetivo do mês.
4. PROCV/VLOOKUP: buscando informações em grandes tabelas
O PROCV é um daqueles coringas do Excel (no Google Sheets também) quando se trata de cruzar dados. Precisa buscar o nome de um cliente pelo seu código? Quer saber o salário de um colaborador específico em uma relação extensa? O PROCV faz em segundos.
A função PROCV permite buscar e trazer dados de tabelas distintas conforme um critério definido.
Exemplo prático para folha de pagamentos:
=PROCV("12345";A2:D300;3;FALSO)
Essa função retorna o que está na terceira coluna (nesse caso, o salário) do funcionário cujo código é 12345.
Já no Google Sheets, a aplicação é similar:
- =PROCV(código; intervalo da tabela; coluna desejada; FALSO)
Dicas práticas:
- Confirme se o critério de pesquisa está na primeira coluna do intervalo selecionado
- Evite erros de digitação em nomes e códigos
- Se os dados mudam muito, prefira buscar com FALSO ou 0, garantindo precisão
O PROCV facilita atividades de manutenção de cadastros, controle de estoque, conciliação bancaria e, claro, montagem de relatórios automatizados.
5. CONCATENAR (CONCAT/CONCATENATE): agilizando manipulação de textos
No dia a dia empresarial, precisamos criar listas, unificar informações, montar e-mails personalizados ou mesclar dados rapidamente. A função de concatenação torna tudo isso mais fácil.
=CONCATENAR(A2;" ";B2)
Em empresas que precisam gerar listas de contatos ou relatórios com nomes completos a partir de colunas separadas (nome e sobrenome), essa é a função mais prática.
Também funciona para criar códigos de produtos únicos ao juntar diferentes atributos ou para padronizar mensagens automáticas.
Google Sheets possui ainda a função JOIN, útil para unir várias células usando um separador único.
6. CONT.SE (COUNTIF): medindo quantidades a partir de critérios
Quantos colaboradores estão no setor de vendas? Quantos pedidos foram aprovados no mês? O CONT.SE faz rapidamente esse tipo de contagem a partir de condições.
=CONT.SE(C2:C100;"Vendas")
Assim, gestores de RH conseguem acompanhar crescimento de equipes e área comercial pode avaliar o volume de negócios aprovados ou rejeitados.
Essa função é utilizada principalmente em análises de indicadores de desempenho-chave (KPIs), controle de presença, status de demandas e tantas outras aplicações.
7. CONT.VALORES (COUNTA): quantificando dados preenchidos
Diferente do CONT.SE, essa função simplesmente conta quantas células possuem informações, ignorando as vazias. Muito útil em listas de contatos, pesquisas internas ou questionários de satisfação.
=CONT.VALORES(A2:A200)
O setor de RH, por exemplo, consegue rapidamente saber quantos colaboradores responderam determinada pesquisa em determinado período, apenas contando os campos preenchidos sem importar o conteúdo em si.
8. MÍNIMO e MÁXIMO (MIN e MAX): monitorando variações
Essas funções digitais ajudam no monitoramento de indicadores como menor e maior valor de venda, desempenho por produto ou menor nota em avaliações internas. Com elas, conseguimos identificar extremos importantes para análise de tendências e riscos.
=MÍNIMO(B2:B100)=MAXIMO(B2:B100)
No departamento de compras, visualizar imediatamente o menor preço ofertado por fornecedores é essencial nas negociações. Já na área de vendas, controlar o ticket mais alto auxilia no planejamento e definição de estratégias de relacionamento.
9. SOMASE (SUMIF): totalizando conforme critérios
Nossa experiência aponta que a função SOMASE transforma relatórios financeiros. Com ela, é possível somar valores que atendam somente a determinados critérios: vendas realizadas por um determinado vendedor, despesas de um dado centro de custo, entre outros.
=SOMASE(A2:A50;"RH";B2:B50)
No exemplo acima, apenas os valores do setor de RH serão somados, a partir da correspondência encontrada em outra coluna. Essa função é amplamente usada em centros de custo, consolidação de despesas e projeções por área.
Essa abordagem torna análises segmentadas muito práticas e visuais, pois separa o total por responsável, produto, período, e outros critérios relevantes.
10. FUNÇÃO HOJE e AGORA (TODAY/NOW): gestão de datas automatizada
Controle de vencimentos, prazos, férias e datas de lançamento dependem de atualização constante. Com HOJE e AGORA, não precisamos mais atualizar manualmente a data do dia.
=HOJE()=AGORA()
Combinadas a outras funções, ajudam a criar avisos automáticos. Por exemplo, controlando se existe atraso em determinada atividade:
=SE(B2<HOJE();"Em atraso";"Em dia")
A automação de datas também é um recurso valioso para fluxos de aprovação e acompanhamento de demandas com cronogramas apertados.
11. FUNÇÃO DATA e combinar DATAS: organizando prazos e contratos
No contexto empresarial, manipular datas é essencial para calcular tempo de projetos, atualizar contratos, controlar aniversários de colaboradores e diversas outras rotinas. As funções voltadas a datas normalmente aparecem em listas de tarefas, cenários de contratação, controle de férias e planejamento tributário.
=DATA(ANO;MÊS;DIA)
=DIAS360(DATA_INICIO;DATA_FIM)
Desta forma, equipes podem estabelecer políticas claras de prazos, checar rapidamente se datas contratuais foram mantidas e fazer previsões seguras de períodos futuros.
12. DIVIDIR (SPLIT): separando informações para acelerar o processamento
Se a empresa importa dados de sistemas externos, ou mesmo exporta planilhas do banco, a informação nem sempre vem no formato desejado. A função DIVIDIR (ou SPLIT) resolve esse problema, quebrando o texto em múltiplas colunas para análise.
=DIVIDIR(A2;";")
No exemplo acima, se na célula A2 estiver escrito “João;Silva;Gerente”, após dividir, teremos três colunas: Nome, Sobrenome e Cargo. Isso facilita a construção de bancos de dados e padronização das informações, muito útil para Recursos Humanos e equipes de T&D na Motim Educação.
13. MÉDIAN (MEDIAN): identificando tendências e casos fora do comum
Ao analisar conjuntos de dados com valores muito discrepantes (outliers), a média pode enganar. Por isso, a mediana é a melhor alternativa para entender qual é o valor central sem que extremos distorçam a informação, como explicam os estudos da Universidade Federal de Pelotas.
=MEDIANA(C2:C100)
Na análise salarial, por exemplo, a mediana revela o valor que separa metade da equipe, sem que salários muito altos ou baixos influenciem o resultado. Isso contribui para decisões mais justas em planos de cargos e remuneração.
14. TEXTO PARA COLUNAS (Text to columns): separando importações automaticamente
Embora não seja uma função em fórmula, mas sim um recurso de menu, o “Texto para Colunas” é prático para dividir volumes grandes de dados (como listas de contatos, cadastros de estoque, importações do ERP).
Por exemplo, ao importar um arquivo CSV contendo dados separados por vírgulas ou ponto e vírgula, rapidamente transformamos uma coluna em várias, cada uma com sua informação específica (nome, telefone, cargo etc). Isso facilita limpeza de bases e elaboração de relatórios.
No Google Sheets, o processo é igualmente intuitivo: "Dados > Dividir texto em colunas". Isso acelera o tratamento de grandes volumes enviados por fornecedores ou captados em campanhas de marketing.
15. FILTROS e TABELAS DINÂMICAS: análise instantânea sem fórmulas complexas
O recurso de filtros faz parte do kit básico de qualquer usuário, mas quando combinamos com Tabelas Dinâmicas, temos uma poderosa ferramenta para análise sem grande esforço.
Filtros permitem visualizar apenas o que interessa: vendas de um trimestre, clientes de uma região, produtos vencidos em estoque. Com apenas alguns cliques, o universo de dados se reduz àquilo realmente importante.
"Uma tabela dinâmica, por sua vez, cria relatórios em tempo real organizando e cruzando grandes bancos de dados."
Setores financeiros usam as tabelas dinâmicas para ver despesas totais por centro de custo. RH utiliza para cruzar avaliações de desempenho. Comercial, para analisar vendas por filial ou produto. Dessa forma, o tempo antes dedicado a filtros manuais é poupado, e o risco de erro diminui drasticamente.
Aplicando as funções em diferentes áreas da empresa
Independentemente do porte ou segmento, há sempre funções prioritárias no uso das planilhas eletrônicas. Com base na nossa atuação em programas de treinamento na Motim Educação, mapeamos alguns cenários usuais:
- Financeiro: Uso intenso de SOMA, SOMASE, MÍNIMO, MÁXIMO, MÉDIA, PROCV e Tabelas Dinâmicas para fechar balancetes, controlar contas e gerenciar previsões.
- RH: CONT.SE e CONT.VALORES facilitando relatórios de presença, verba de benefícios, pesquisa salarial e cruzamento de dados para avaliações de desempenho.
- Comercial: Filtros, CONCATENAR, PROCV, CONT.SE e SOMASE empregados em rankings de vendas, cálculo de comissões e acompanhamento de funil de vendas.
- Marketing e CRM: TEXTO PARA COLUNAS, FILTROS, DIVIDIR, CONT.SE e Tabelas Dinâmicas são comuns em análise de campanhas, listas de leads e segmentações.
- Projetos e T&D: Funções de datas (HOJE, AGORA, DIAS360, DATA) dominando cronogramas, alertas, estudos de viabilidade e acompanhamento de metas.
Assim, ao invés de decorar todas as funções disponíveis, nossa recomendação é dominar aquelas que resolvem suas necessidades reais. O segredo está menos em quantidade, mais na capacidade de combinar funções simples para montar soluções avançadas.
Integrando Excel e Google Sheets com outras ferramentas corporativas
No cenário atual, planilhas raramente existem isoladas. O mundo empresarial depende da integração entre sistemas (ERP, CRM, sistemas de RH, plataformas de BI, etc.), e tanto Excel quanto Google Sheets já oferecem funções nativas ou complementares para se conectar com outras soluções digitais.
Casos frequentes de integração:
- Importação de dados: Ambos suportam a importação automática de dados externos via APIs ou planilhas vinculadas, acelerando relatórios e atualizações em tempo real.
- Exportação automatizada: A exportação em formatos CSV, XLSX ou Google Sheets facilita o uso em plataformas de visualização de dados.
- Automação de processos: Macros, scripts (Google Apps Script, VBA) e fluxos de trabalho colaborativos eliminam tarefas repetitivas e notificam automaticamente as equipes.
Em nossos treinamentos na Motim Educação, incentivamos os alunos a entender, desde cedo, como integrar planilhas a outros sistemas, conectando bases de dados que potencializam a gestão do negócio.
Erros comuns ao usar funções e como evitá-los
Ao analisar dúvidas recorrentes de nossos alunos e clientes, mapeamos alguns equívocos prejudiciais à qualidade do trabalho com planilhas. Veja nossas dicas para evitar tropeços:
- Referências erradas: Sempre confirme ao arrastar fórmulas ou copiar colunas se as células de referência estão corretas (referência absoluta $A$1 versus referência relativa A1).
- Critérios inconsistentes: Ao usar CONT.SE, PROCV, SOMASE, etc., padronize nomes, códigos e formatos para evitar resultados vazios.
- Falta de tratamento de erros: Funções como SEERRO ajudam a manter as planilhas “limpas” mesmo quando dados originais trazem inconsistências.
- Uso inadequado de delimitadores/idioma: Confirme se usa ponto e vírgula (;) ou vírgula (,), pois depende das configurações regionais do seu Excel/Google Sheets.
- Excesso de informações: Planilhas muito grandes e pouco organizadas podem ficar lentas e de difícil manutenção. Use abas, filtros e formatação condicional para ganhar clareza.
Esses cuidados evitam retrabalho e ajudam a construir bases mais seguras para análises futuras.
"Planilhas bem construídas dão confiança para tomar decisões que impactam o negócio."
Boas práticas em planilhas empresariais
No contexto da Motim Educação e na experiência de quem já treinou milhares de profissionais, compartilhamos alguns princípios para garantir planilhas bem organizadas, sustentáveis e de fácil utilização coletiva:
- Mantenha uma aba só para base de dados e outra para fórmulas/análises
- Padronize cabeçalhos, cores e formatos de datas, evitando ambiguidade
- Documente em comentários as fórmulas mais complexas
- Proteja células que não devem ser alteradas para evitar exclusão acidental
- Salve versões anteriores antes de mudanças profundas
- Revise periodicamente o uso das funções e elimine colunas obsoletas
Esses pequenos hábitos ampliam a vida útil das planilhas empresariais e elevam o padrão de governança em dados, tema cada vez mais valorizado para compliance e auditoria.
Quando migrar para recursos avançados?
Muito do que é solucionado hoje por planilhas poderia ser migrado, no futuro, para plataformas ainda mais específicas, como bancos de dados completos, dashboards interativos ou RPA (Automação Robótica de Processos). Entretanto, a base desse crescimento passa por dominar bem as funções principais do Excel ou Google Sheets.
Recomendamos a transição apenas quando:
- O volume de dados cresce a ponto de comprometer performance
- Há necessidade de acessos simultâneos e controle rígido de permissões
- Os relatórios passam a exigir análises em tempo real, com cruzamento de fontes de dados heterogêneas
Enquanto isso não acontece, investir na capacitação dos times nessas funções é investir em bases sólidas para evoluir, como promovemos na Motim Educação, personalizando treinamentos para qualquer porte de empresa.
O valor do aprendizado prático e personalizado
Ao longo dos últimos anos, nosso time viu transformações notáveis quando equipes deixaram a dependência de planilhas manuais e passaram a confiar no potencial das funções organizadas e na automação. Desde pequenas melhorias em relatórios até mudanças estratégicas em toda a empresa!
Treinamentos com cases reais tornam o aprendizado relevante, colaborador aprende como aplicar funções para resolver os próprios desafios.
"Transforme planilhas em diferenciais competitivos e envolva toda a equipe na cultura do dado."
Esse é o motivo pelo qual, na Motim Educação, adotamos uma abordagem prática, conectando teoria com resoluções de problemas do dia a dia das empresas, seja presencialmente, online ou com Universidades Corporativas EAD.
Resumo rápido: as 15 funções mais aplicadas nos negócios
Para facilitar sua consulta futura, confira o resumo das funções principais, suas aplicações e setores que mais se beneficiam:
- SOMA: Totalização de valores financeiros, logística, estoque, vendas
- MÉDIA: Avaliação de desempenho, ticket médio, qualidade
- SE (IF): Decisões automáticas, indicadores de processos, bônus
- PROCV (VLOOKUP): Cadastro de clientes, funcionários, fornecedores
- CONCATENAR/CONCAT: Montagem de códigos, listas de contatos, mensagens
- CONT.SE (COUNTIF): Indicadores de RH, vendas, controle de presença
- CONT.VALORES (COUNTA): Pesquisa interna, listas preenchidas
- MÍNIMO/MÁXIMO: Acompanhamento de faixas de preço, vendas, salários
- SOMASE (SUMIF): Consolidado por áreas, centros de custo, regiões
- HOJE/AGORA (TODAY/NOW): Gestão de prazos, vencimentos, alertas
- DATA/DIAS360: Contratos, cronogramas, períodos de férias
- DIVIDIR (SPLIT): Padronização de base, separação de dados importados
- MEDIANA (MEDIAN): Análise de salários, indicadores sem influência de outliers
- TEXTO PARA COLUNAS: Limpeza de base, organização de cadastros
- FILTROS/TABELAS DINÂMICAS: Resumos instantâneos, dashboards, relatórios gerenciais
Dominar essas funções significa ir além do básico; é transformar dados em oportunidades e respostas rápidas para o negócio.
Como continuar evoluindo no uso de planilhas?
O universo das planilhas é dinâmico. Sempre há mais a descobrir, especialmente quando se cria o hábito de aprender com situações do cotidiano. Uma boa prática é reservar um tempo semanal para atualizar conhecimentos, resolver desafios populares e acompanhar as novidades liberadas pelas plataformas.
Se sua equipe precisa de um salto maior, um programa de capacitação adaptado pode acelerar resultados, e garantimos isso com os cursos e treinamentos da Motim Educação, onde a aprendizagem é feita com cases reais, exemplos de problemas do cotidiano e acompanhamento do progresso individual ou em grupo.
Conclusão
As funções mais comuns no Excel e Google Sheets são como ferramentas versáteis na rotina corporativa. Ao dominar fórmulas que simplificam soma de valores, análise de desempenho, busca de informações, manipulação de dados textuais e automação de prazos, conseguimos dar um passo à frente na gestão e nas decisões estratégicas. Nossa experiência ensinou que aprender na prática, com dados do próprio negócio, faz toda diferença.
Planilhas continuam sendo a base da transformação digital nas empresas, mas apenas quando usadas com inteligência e criatividade.
Se você quer desenvolver todo o potencial dos seus dados e transformar sua equipe em referência, te convidamos a conhecer os treinamentos corporativos da Motim Educação. Fale com a gente para personalizar o programa ideal e impulsionar sua operação para um novo patamar.
Perguntas frequentes
Quais são as funções básicas do Excel?
As funções básicas do Excel incluem SOMA, MÉDIA, PROCV, SE, MÍNIMO, MÁXIMO, entre outras. Elas servem para realizar cálculos simples, buscar dados em tabelas e criar condições lógicas, sendo essenciais para rotinas financeiras, análises de desempenho e organização de informações. São muito aplicadas tanto em pequenas empresas quanto em grandes corporações.
Como usar PROCV no Google Sheets?
Para usar a função PROCV no Google Sheets, basta usar a fórmula =PROCV(valor_procurado; intervalo_da_tabela; número_da_coluna; [FALSO]). Por exemplo, =PROCV("123";A2:D50;2;FALSO) retorna o valor da segunda coluna da linha onde o critério é atendido. Certifique-se de que o critério de busca esteja na primeira coluna e revise os intervalos para evitar resultados incorretos.
Para que serve a função SOMA?
A função SOMA é usada para totalizar valores em um intervalo de células. Exemplo: =SOMA(B2:B20) retorna a soma de todos os valores de B2 até B20. Muito utilizada em controle de receitas, despesas, estoque, volume de vendas e fechamento de balancetes.
Quais funções facilitam análise de dados?
Funções como MÉDIA, SOMASE, CONT.SE, MEDIANA, MÍNIMO, MÁXIMO, além de recursos como TABELAS DINÂMICAS e FILTROS, são as que mais ajudam na análise de dados. Elas tornam possível identificar tendências, segmentar informações relevantes, resumir grandes volumes de dados e criar relatórios dinâmicos, essenciais no ambiente corporativo.
Onde encontrar listas de funções populares?
É possível encontrar listas detalhadas de funções populares tanto nos próprios menus de ajuda do Excel e do Google Sheets quanto em materiais acadêmicos e estudos universitários sobre planilhas eletrônicas. Plataformas oficiais e conteúdos especializados também costumam publicar tutoriais e exemplos de aplicação para cada área do negócio.
